Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir?
Ülkemizde, belediyeler dahil her kamu kurum ve kuruluşunda yoğun bir bürokratik işlem trafiği olduğu ve bu bürokratik işlem trafiğinden doğan bilgi, belge ve evrakların muhafaza edilmesi zorunluluğu hepimizce bilinmektedir. Bu muhafaza işleminin haricinde kayıtların ulaşılabilir olması da bir diğer önemli faktördür. Anılan bu hususlar büyük bir emek ve zaman kaybı yaratmaktadır. Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan olağanüstü gelişmeler, sayısal biçime dönüştürülmüş yazılı metin, ses ve hareketli görüntülerin çok hızlı bir şekilde işlenmesini, iletilmesini ve depolanmasını olanaklı kılmıştır. Elektronik belge yönetim sistemi, belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, işlenmesi, depolanması ve erişimi anlamına gelmektedir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Neden Çok Önemlidir?
EBYS kullanan kurumlarda karar verme süreçleri yasal destek-yasal belge sağlama süreçleri kısalır, kırtasiyecilik önlenir dolayısıyla maliyet azaltılır, yeni belgeler için referans olma kolaylaşır, belgelerin kontrolü için sistematik bir yapı ile kurumsal verimlilik artırılır, değerli dosyalar çok daha kolay korunabilir, gereksiz belgelerin üretimi önlenir, kurumun bilgi gereksinimleri daha kolay karşılanır, tarihsel araştırmalar için kaynak olma özelliği sağlanır dolayısıyla kurum tarihini koruma kolaylaşır.
Seraş EBYS Ürün ve Teknolojik Özellikleri Nelerdir?
 Yönetim Bilgi Sistemi ile entegre bir şekilde çalışır. Evraklar çıktıları alınmadan sistem dahilinde saklanır. Uygulama tamamen yetkilendirme üzerine dayalıdır. Yönetici, evrakların hangi kullanıcılar ve/veya roller tarafından kontrol edilebileceğini, kimlerin arşiv oluşturabileceğini kimlerin evrakları görüntüleyip; görüntüleyemeyeceğini yönetir. Aynı zamanda bu işlemlerin kimler tarafından gerçekleştirildiği de takip edilmiş olur.
Program, standart dosya planına göre tarayıcıdan veya herhangi bir medyadan aktarılan dosya veya dokümanı evrak yönetim sistemine dahil eder. Sistem aynı zamanda editör yardımı ile evrak oluşturmaya izin vermektedir.
Evrak üst bilgileri ve OCR (Optik Karakter Tanıma) içerikleri veritabanında tutularak full-text-search özelliği sayesinde arama/erişim en yüksek performansla gerçekleşir.
Belgelerin fiziksel saklama durumları da göz önüne alınarak belgeye tekrar erişim için barkodlama/dosyalama yapılabilir.
Kullanıcılar hangi evrakın hangi aşamada olduğunu yetkileri dahilinde görmektedir.
Sistem aynı zamanda vekalet ve asistanlık rollerini tanımlamaya müsaittir.
Kullanıcıların evrak takip ve cevaplama süreleri tanımlanabilir.
SMS ve E-Mail ile bilgilendirme/uyarı sistemi mevcuttur.
Web servisler kullanılarak, server üzerinde kullanıcılara herhangi bir klasör paylaşımı vermeden çalışır.
Web teknolojisi kullanılır, herhangi bir tarayıcı (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome) ile uyumludur.
Web tabanlı olduğundan tüm işletim sistemleri (Windows, Unix, Linux vb.) üzerinde çalışır.
Tüm tarayıcılardan ve kameralardan belgenin bir fotoğrafı alınabilir. Özel bir marka veya modele ihtiyaç duymaz.
İlişkisel veritabanı yapısındaki tüm sistemlerle çalışır. (MS SQL, Oracle, My SQL)
EBYS İle İlgili Diğer Başlıklar
|
